Externe Managementsystembeauftragte

Jede Managementsystemnorm setzt voraus, dass jemand das System im Alltag zusammenhält. Dokumente lenken, das Auditprogramm fahren, Maßnahmen nachhalten, die Managementbewertung vorbereiten. In vielen Betrieben ist das eine halbe Stelle – aber eben nur eine halbe.

Genau dort setzt eine externe Beauftragung an. Wir übernehmen die Rolle als Qualitäts-, Umwelt- oder Arbeitsschutzbeauftragte in Ihrem Unternehmen. Für eine einzelne Norm oder für ein integriertes Managementsystem. Für Kleinst- und Kleinunternehmen ist eine eigene Planstelle wirtschaftlich oft nicht darstellbar. Aber auch mittelständische Betriebe entscheiden sich bewusst dafür, diese Rolle dauerhaft nach außen zu geben, da so auch der Aufwand für die Aktualität des Wissens und für das Nachhalten von Qualifikation, Kompetenz und Fachwissen ausgelagert wird. Ein externer Berater gewährleistet aktuelles Wissen und Erfahrung, ein interner Mitarbeiter bildet sich während seiner Arbeitszeit fort.

Für wen das gedacht ist

Ihre QMB geht in Elternzeit, und die Rolle soll in dieser Zeit nicht nur formal besetzt sein
Ihr Beauftragter hat gekündigt, das Zertifizierungsaudit steht aber im Kalender
Sie wachsen, und was zwei Leute nebenbei geregelt haben, trägt sich bei sechzig Beschäftigten nicht mehr
Ein Kunde verlangt eine zusätzliche Norm, und für die fehlt Ihnen die Qualifikation im Haus
Das Arbeitsvolumen reicht nicht für eine eigene Stelle – ohne Normkenntnis lässt es sich nebenbei aber auch nicht erledigen

Was wir übernehmen

Dokumentation pflegen und lenken

Vorgabedokumente, Nachweise, Versionsstände, Freigaben. Wir halten die Dokumentation aktuell und sorgen dafür, dass sie den Betrieb abbildet – und nicht ein System, das vor drei Jahren einmal so gedacht war.

Auditprogramm und interne Audits

Wir planen das Jahresprogramm, stimmen die Termine mit den Bereichen ab und behalten die Abdeckung der Normkapitel im Blick. Die Durchführung übernimmt eine andere Person aus dem Team, damit die Unabhängigkeit gewahrt bleibt.

Managementbewertung vorbereiten

Wir tragen die Eingaben zusammen, bereiten sie auf und moderieren den Termin auf Wunsch. Die Leitung bekommt eine Entscheidungsgrundlage statt einer Materialsammlung.

Kennzahlen und Maßnahmenverfolgung

Ziele, Kennzahlen, offene Maßnahmen, Fristen. Wir halten nach, was aus Feststellungen geworden ist, und melden es, bevor es im nächsten Audit auffällt.

Begleitung im Zertifizierungsaudit

Wir stimmen den Auditplan mit der Zertifizierungsstelle ab, bereiten die Bereiche vor und sind am Audittag dabei. Danach begleiten wir die Abarbeitung der Feststellungen bis zum Abschluss.

Was Sie erhalten

Eine besetzte Rolle mit Namen und Erreichbarkeit – intern und gegenüber der Zertifizierungsstelle
Einen schriftlich festgelegten Aufgabenzuschnitt mit fest definierten Freigabebefugnissen: Wer entscheidet was, und ab wo entscheidet die Leitung
Ein auditfähiges System zu jedem Zeitpunkt, nicht erst vier Wochen vor dem Termin
Kontinuität über Personalwechsel hinweg: Eine interne Beauftragtenstelle ist oft eine Person mit einer Zusatzaufgabe. Geht die Person, geht das Wissen mit. Wir betreuen Kunden seit über 20 Jahren – die Historie bleibt im Haus
Einen festen Rhythmus vor Ort statt eines Besuchs im Jahr. Eine externe Beauftragung, die nur zum Audit erscheint, funktioniert nicht. Es braucht Termine, Erreichbarkeit dazwischen und jemanden, den die Beschäftigten kennen

Wie wir vorgehen

Aufgabenzuschnitt festlegen
Zuerst klären wir, was zur Rolle gehört und was nicht. Welche Aufgaben übernehmen wir, welche bleiben intern, welche Freigaben dürfen wir erteilen. Das halten wir schriftlich fest, bevor wir anfangen.
Bestand aufnehmen
Wir sichten Dokumentation, Auditberichte, offene Maßnahmen und die letzte Managementbewertung. Ergebnis ist eine kurze Liste dessen, was zuerst angefasst werden muss.
Übergabe und Vorstellung
Wenn möglich, übernehmen wir direkt von der bisherigen beauftragten Person. Danach stellen wir uns in den Bereichen vor. Die Beschäftigten sollen wissen, wen sie bei einer Abweichung anrufen.
Laufender Betrieb im festen Takt
Vereinbarte Vor-Ort-Tage, dazwischen Erreichbarkeit per Telefon und Mail. Im Alltag heißt das: Dokumente freigeben, Maßnahmen nachhalten, Audits vorbereiten, Fragen beantworten.
Jahreszyklus abschließen
Internes Auditprogramm abgearbeitet, Managementbewertung durchgeführt, Zertifizierungsaudit begleitet. Danach sehen wir gemeinsam auf den Zuschnitt und passen ihn an, wenn er nicht mehr passt.

Wo die Grenze liegt

Der Zuschnitt ist verhandelbar, die Verantwortung nicht. Wir übernehmen Aufgaben, von der punktuellen Vertretung während einer Elternzeit bis zur dauerhaften Besetzung der Rolle. Was wir nicht übernehmen können, ist die Gesamtverantwortung für das Managementsystem. Die liegt nach jeder gängigen Norm bei der obersten Leitung und lässt sich nicht delegieren.

Praktisch heißt das: Wir bereiten Entscheidungen vor, empfehlen und weisen auf Risiken hin. Die risikobasierte Entscheidung und die Freigabe von Maßnahmen liegen bei Ihnen. Wenn eine Maßnahme Geld oder Personal kostet, brauchen wir jemanden auf Ihrer Seite, der sie freigibt. Wo unsere Freigabebefugnis endet, steht in der Vereinbarung, damit im Zweifel niemand raten muss.

Wer das bei uns macht

Marion Rammé – IRCA certified and registered QMS / EMS / OHSMS Lead Auditor #01194927

Rüdiger Rammé – IRCA certified and registered QMS / OHSMS Lead Auditor #01192806

Die Rolle ist bewusst mit zwei Personen besetzt. Eine externe Beauftragung, die an einem einzelnen Kopf hängt, verschiebt das Ausfallrisiko nur nach außen, statt es zu lösen: Bei Krankheit oder Urlaub steht sonst genau das still, was Sie ausgelagert haben. Wer vertritt, ab wann und mit welchen Befugnissen, steht in der Vereinbarung und nicht im Kalender.

Das Team im Detail

Häufige Fragen

Was kostet eine externe Beauftragung?

Das hängt vom Zuschnitt ab: Zahl der Normen, Größe des Geltungsbereichs, Standorte und wie viel Sie intern selbst tragen. Üblich sind zwei Modelle – ein monatliches Kontingent mit fest freigehaltener Kapazität oder eine Abrechnung nach Stunden. Nach einem Gespräch über Ihren Bedarf beziffern wir das verbindlich. Zahlen ohne dieses Gespräch wären geraten.

Wie oft sind Sie vor Ort?

Das legen wir im Aufgabenzuschnitt fest. Ein verbreiteter Takt ist ein fester Tag im Monat, in kleineren Betrieben auch ein Tag im Quartal. Vor Zertifizierungsaudits wird es mehr. Zwischen den Terminen sind wir per Telefon und Mail erreichbar.

Können Sie die Rolle auch nur zeitweise übernehmen?

Ja, das ist ein häufiger Fall. Elternzeit, längere Krankheit oder die Lücke zwischen zwei Stelleninhabern. Wir übernehmen befristet und übergeben am Ende geordnet, inklusive Einarbeitung der Nachfolge. Aus einer Vertretung wird manchmal eine Dauerlösung, das muss aber nicht sein.

Wer haftet für das Managementsystem?

Die Verantwortung bleibt bei der Leitung Ihrer Organisation, daran ändert eine externe Beauftragung nichts. Wir haften für unsere eigene Leistung im Rahmen des vereinbarten Zuschnitts und sind dafür versichert. Deshalb ist die schriftliche Aufgabenverteilung so wichtig: Sie legt fest, wofür wir einstehen.

Dürfen Sie dann noch unsere internen Audits durchführen?

Nicht dieselbe Person. Niemand darf die eigene Arbeit auditieren, und wer die Beauftragung innehat, ist Teil des Systems. Deshalb kommt für das interne Audit eine andere Person aus unserem Team. Wie wir das organisieren, steht bei Interne Audits & GAP-Analysen.

Was passiert, wenn wir kündigen?

Sie erhalten die vollständige Dokumentation, den Stand der offenen Maßnahmen und eine Übergabe an die Person, die übernimmt. Alle Unterlagen liegen ohnehin in Ihren Systemen, nicht in unseren. Die Kündigungsfrist vereinbaren wir so, dass eine geordnete Übergabe möglich bleibt.

Sprechen wir darüber

Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Es dauert meist eine halbe Stunde. Danach wissen Sie, was auf Sie zukommt.

Marion Rammé, Hamburg
Rüdiger Rammé, Lüneburg – Telefon: +49 4131 2198634
E-Mail: all@bout-quality.de

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