Interne Audits und GAP-Analysen
Ein internes Audit soll herausfinden, ob Ihr Managementsystem leistet, was es soll. In der Praxis wird daraus oft eine Pflichtübung: Man arbeitet die Checkliste ab, stellt drei kleinere Abweichungen fest und legt den Bericht zu den Akten.
Das erfüllt die Norm, bringt Ihnen aber nichts. Ein Audit ist die einzige Gelegenheit im Jahr, bei der jemand systematisch fragt, ob Ihre Abläufe noch zu Ihrem Betrieb passen. Diese Gelegenheit sollte man nutzen.
Wir kennen das Zertifizierungsaudit von beiden Seiten des Tisches
Bevor wir uns auf die Beratung konzentriert haben, haben unsere Lead Auditoren im Auftrag von Zertifizierungsgesellschaften auditiert. Sie haben Auditorenteams von einer bis zehn Personen geleitet und Unternehmen mit 3 bis 9.000 Mitarbeitenden zertifiziert.
Das ist der Unterschied zu externen Beratern, die das Zertifizierungsaudit nur aus Sicht des Zertifizierten kennen. Wir wissen, worauf eine Auditorin achtet, welche Nachweise sie sehen will und an welcher Stelle eine gut gemeinte Dokumentation zur Abweichung wird. Diesen Blick bringen wir in Ihr internes Audit mit, ein Jahr bevor es darauf ankommt.
Was wir auditieren
Interne Audits (1st Party)
Der jährliche Pflichttermin nach fast jeder Managementsystemnorm. Wir prüfen die Konformität zu den vereinbarten Auditkriterien und belegen jede Feststellung mit einem objektiven Nachweis, nachvollziehbar auch für die, die beim Audit nicht dabei waren.
Lieferantenaudits (2nd Party)
Erstqualifizierung, Überwachung, Requalifizierung oder eine einmalige Stichprobe. Geprüft wird gegen die Kriterien, die Sie vorgeben – ISO-Normen oder Ihre eigenen Anforderungen. Das Ergebnis ist eine belastbare Aussage zum Eignungsgrad, nicht ein Bauchgefühl.
GAP-Analysen
Eine Soll-Ist-Analyse Ihrer Prozesse gegen einen Standard, den Sie noch nicht erfüllen. Anhand einer detaillierten Checkliste, mit einem Bericht, der sich direkt als Maßnahmenplan weiterverwenden lässt. Der übliche Einstieg vor einer Erstzertifizierung.
Prozessaudits
Hier geht es nicht um Normkonformität, sondern um Leistungsfähigkeit: Erzielt ein Prozess mit den vorhandenen Eingaben und Ressourcen die geplanten Ergebnisse? Deckt systematische Schwachstellen, Störanfälligkeiten und organisatorische Reibung auf.
Testmethodenaudits (für Prüf- und Kalibrierlaboratorien)
Wird eine Testmethode so durchgeführt, wie die Vorschrift es verlangt? Wir sehen uns dabei drei Bereiche an:
Geräte – Spezifikationen, Verwaltung, Kalibrierung.
Menschen – Einarbeitung in die Methode und Freigabeberechtigungen.
Daten – Rohdaten, Rückverfolgbarkeit, Integrität, Sicherung.
Dazu die Methodenvalidierung und die Validierung selbst erstellter Software, Makros und Auswertungen.
Für wen das gedacht ist
- Sie müssen jährlich interne Audits nachweisen, haben dafür aber niemanden mit der nötigen fachlichen Qualifikation und Unabhängigkeit im Haus
- Ihre internen Audits finden statt, bringen aber seit Jahren keinen Mehrwert
- Sie stehen vor einer Erstzertifizierung und wollen wissen, wie weit Sie tatsächlich sind, bevor Sie Geld in Maßnahmen stecken
- Ein Kunde verlangt ein Lieferantenaudit, und Sie brauchen jemanden Unabhängigen dafür
- Sie betreiben ein Labor und wollen Ihre Testmethoden prüfen lassen, bevor es die Begutachtung tut
Was Sie erhalten
- Einen Auditbericht mit priorisiertem Maßnahmenplan, den Sie im Zertifizierungsaudit vorlegen können – kein Formblatt, sondern eine Arbeitsgrundlage
- Jede Feststellung mit objektivem Nachweis belegt: Was wurde gesehen, wo, und woraus folgt die Bewertung
- Eine Einordnung nach Dringlichkeit statt einer gleichrangigen Mängelliste
- Bei GAP-Analysen zusätzlich eine Einschätzung der Zertifizierungsreife: Was fehlt bis zur Erstzertifizierung, und in welcher Reihenfolge
- Hinweise auf Potenzial, das über die Normanforderung hinausgeht – das ist der eigentliche Mehrwert eines externen Blicks
Wie wir vorgehen
Auditkriterien festlegen
Wogegen wird geprüft? Norm, gesetzliche Anforderungen, bindende Verpflichtungen, Kundenanforderungen – und in welchem Umfang. Ohne klare Kriterien ist ein Audit Geschmackssache.
Auditziel festlegen
Ein Auditziel kann über die festgelegten Auditkriterien hinausgehen und einen spezifischen Fokus setzen, der Ihnen wichtig ist. Mit Hilfe des Auditziels kann im Nachgang direkt die Wirksamkeit des Audits geprüft werden.
Vorbereitung und Auditplan
Wir sichten die Dokumentation vorab und planen, wer wann für welchen Bereich gebraucht wird. Damit bleibt die Belastung für Ihren Betrieb überschaubar und kalkulierbar.
Audit vor Ort
Gespräche, Beobachtung, Einsicht in dokumentierte Information als objektive Nachweise Ihrer Prozesse. Wir auditieren unabhängig von internen Strukturen und ausschließlich anhand der Kriterien und Ziele, nicht anhand dessen, was jemand für wichtig hält.
Bericht und Maßnahmen
Feststellungen mit objektiven Nachweisen, Bewertung und Priorisierung, verständlich in einem Bericht. Integriert, wenn mehrere bindende Verpflichtungen auditiert wurden. Der Bericht ist so aufgebaut, dass Sie direkt daraus arbeiten können.
Nachverfolgung
Ein Audit ohne Wirksamkeitsprüfung der Maßnahmen ist ein halbes Audit. Auf Wunsch prüfen wir im Folgejahr gezielt nach, was aus den Feststellungen geworden ist.
Unabhängigkeit – auch uns gegenüber
Eine Norm verlangt, dass niemand die eigene Arbeit auditiert. Wenn wir Ihr Managementsystem mit aufgebaut haben, führt deshalb eine andere Person aus unserem Team das interne Audit durch.
Dafür ist unsere Aufstellung ausgelegt: Bei acht der dreizehn Normen sind mindestens zwei Personen qualifiziert, nachzulesen in der Kompetenzmatrix. Sagen Sie uns im Erstgespräch, wer bei Ihnen was gemacht hat, dann planen wir das entsprechend.
Wer das bei uns macht
Marion Rammé – IRCA certified and registered QMS / EMS / OHSMS Lead Auditor #01194927
Rüdiger Rammé – IRCA certified and registered QMS / OHSMS Lead Auditor #01192806
Für Testmethodenaudits im Laborumfeld kommt Michael Bremer dazu – Fachexperte für Labor-Akkreditierung und Messunsicherheit, Ehrenmitglied der DKD-Fachgremien.
Ein Fall aus der Praxis
Ausgangslage: Ein inhabergeführter Hersteller technischer Spezialchemie, ein Produktionsstandort, weniger als zwanzig Beschäftigte, zertifiziert nach ISO 9001 und ISO 14001. Interne Audits fanden statt, aber Feststellungen aus externen Begehungen fanden nicht zuverlässig den Weg in den Maßnahmenplan. Sie tauchten im Folgejahr unverändert wieder auf.
Vorgehen: Seit über fünf Jahren ein internes Audit pro Jahr, vor Ort, prozessweise durch den Betrieb. Jeder Auditabschnitt beginnt mit den offenen Punkten des Vorjahres, dadurch wird Wirksamkeit über Jahre hinweg geprüft und nicht nur der Stichtag. Geprüft werden Managementbewertung, Lieferantenbewertung, Kompetenzmatrix, Prüffristen, Umweltaspekte und bindende Verpflichtungen. Rechtsänderungen bringen wir aktiv ein, statt sie nur abzufragen: Verpackungsregister, Arbeitszeiterfassung, Auftragsverarbeitung bei Cloud-Diensten.
Ergebnis: Ein Begehungsbericht mit 23 Empfehlungen, von denen fast alle aus dem Vorjahr wortgleich stammten, war der Anlass, den Maßnahmenplan umzubauen: Seither muss jede nicht umgesetzte Empfehlung begründet werden, ein Häkchen genügt nicht mehr. Der letzte externe Auditbericht enthielt zwei Empfehlungen.
Kundenname, Branche im Detail und Auditberichte bleiben vertraulich.
Verwandte Themen
- Managementsystem aufbauen – wenn aus den Feststellungen ein Umbau wird
- ISO/IEC 17025 – Labor-Akkreditierung, Anschluss an die Testmethodenaudits
- VDA 6.3 – Prozessaudits in der Automobilzulieferung
- Software & Datenbanken – wenn Feststellungen an lückenhafter Nachweisführung hängen
Häufige Fragen
Machen Sie auch die Zertifizierung selbst?
Nein, und das dürfen wir auch nicht. Zertifiziert wird ausschließlich von einer akkreditierten Zertifizierungsstelle. Wir bereiten Sie darauf vor, führen Ihre internen Audits durch und begleiten Sie im Verfahren, aber das Zertifikat stellt eine andere Stelle aus.
Was kostet ein internes Audit?
Bestimmend sind Umfang des Geltungsbereichs, Zahl der Standorte und Zahl der Normen. Ein Audit für einen Standort und eine Norm ist eine Frage von Tagen, ein Mehrstandort-Audit über ein integriertes System deutlich mehr. Nach einem kurzen Gespräch über Ihren Geltungsbereich können wir das verbindlich beziffern.
Wie viel Zeit kostet uns das intern?
Weniger, als die meisten befürchten. Der Auditplan legt fest, wer wann für welchen Bereich gebraucht wird, meist zwischen dreißig Minuten und zwei Stunden je Bereich. Die Vorbereitung übernehmen wir.
Wie oft muss ein internes Audit stattfinden?
Die gängigen Managementsystemnormen sehen einen jährlichen Zyklus vor, in dem alle Bereiche und Normkapitel über einen festgelegten Zeitraum abgedeckt werden. Nicht jeder Bereich muss jedes Jahr dran sein. Der Auditplan regelt das.
Wir haben schon jemanden intern, der auditiert. Wozu Sie?
Zwei Gründe. Erstens Distanz: Wer den Betrieb täglich sieht, stellt bestimmte Fragen nicht mehr. Zweitens Vergleich – wir sehen Systeme in verschiedenen Branchen und Größen und erkennen deshalb schneller, was bei Ihnen ungewöhnlich ist. Wenn Ihr internes Audit gute Ergebnisse liefert, sagen wir Ihnen das auch.
Ist eine GAP-Analyse dasselbe wie ein Audit?
Nah dran, aber der Zweck ist ein anderer. Ein Audit prüft ein bestehendes System gegen Kriterien und Ziele, die es erfüllen sollte. Eine GAP-Analyse prüft einen Ist-Zustand gegen einen Standard, den Sie noch nicht erfüllen, mit dem Ziel, den Weg dorthin zu planen. Vor einer Erstzertifizierung ist die GAP-Analyse der richtige Einstieg.
Sprechen wir darüber
Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Es dauert meist eine halbe Stunde. Danach wissen Sie, was auf Sie zukommt.
- Marion Rammé, Hamburg
- Rüdiger Rammé, Lüneburg – Telefon: +49 4131 2198634
- E-Mail: all@bout-quality.de
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