Managementsystem aufbauen und weiterentwickeln
Ein Managementsystem soll die Arbeit ordnen, nicht zusätzliche Arbeit erzeugen. In der Praxis entsteht es oft unter Zeitdruck kurz vor der Zertifizierung. Das Ergebnis besteht das Audit und wird danach kaum noch angefasst.
Ein System, das trägt und Nutzen bringt, sieht anders aus. Es beschreibt, wie im Betrieb tatsächlich gearbeitet wird, und es lässt sich pflegen, ohne dass jemand dafür freigestellt werden muss. Ob ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 13485 oder eine Branchennorm: Der Aufbau folgt in allen Fällen derselben Logik.
Die drei Wege zu uns
Implementierung
Von der ersten Idee über die Einführung bis zur Zertifizierung und darüber hinaus. Wir klären zuerst, wo Sie stehen und was die Norm für Ihren Betrieb wirklich verlangt. Danach entsteht die Dokumentation Schritt für Schritt, zugeschnitten auf Ihre Abläufe.
Optimierung
Für Organisationen, die bereits ein System haben und beim Weiterentwickeln nicht vorankommen. Prozess- und GAP-Analysen zeigen, wo Maßnahmen sinnvoll und wo sie notwendig sind. Sie bekommen einen Blick von außen auf Abläufe, die intern niemand mehr hinterfragt.
Weiterentwicklung
Eine weitere Norm, neue bindende Verpflichtungen, zusätzliche Kundenanforderungen. Solche Erweiterungen sollten geplant sein und nicht gewachsen. Wir integrieren sie so, dass die Wirksamkeit des bestehenden Systems erhalten bleibt.
Egal, wo Sie einsteigen: Drei Dinge halten wir in jedem Projekt gleich.
Schlank statt überladen. Wer ein System zum ersten Mal aufbaut, dokumentiert erfahrungsgemäß deutlich zu viel. Das besteht das Audit und rächt sich in der Pflege jahrelang. Jedes zusätzliche Dokument muss gelenkt, geschult und bei jeder Änderung nachgezogen werden. Wir dokumentieren deshalb zuerst das, was Sie ohnehin tun. Ergänzt wird nur dort, wo die Norm mehr verlangt.
Integriert statt nebeneinander. Kontext, Führung, Kompetenz, Dokumentenlenkung, interne Audits und Managementbewertung sind in fast allen Managementsystemnormen deckungsgleich. Getrennte Systeme heißen: dieselben Prozesse doppelt pflegen und doppelt auditieren. Wir bauen von Anfang an zukunftsorientiert eine gemeinsame Grundstruktur, so dass auch nachträglich weitere Managementsystemnormen ohne Änderung der Struktur integriert werden können. Die normspezifischen Teile sind systematisch eingebaut, statt danebenzustehen.
Das System kommt von den Menschen, die damit arbeiten. Prozesse, die am Schreibtisch entstehen, werden nicht gelebt. Sie beschreiben einen Ablauf, den es so im Betrieb nie gab. Deshalb erarbeiten wir Prozesse mit den Beteiligten, an ihrem Arbeitsplatz. Das dauert in der Aufnahme etwas länger und spart später jede Diskussion darüber, ob die Vorgabe praktikabel ist.
Für wen das gedacht ist
- Ein Kunde verlangt ein Zertifikat, und Sie müssen bis zu einem festen Termin liefern
- Sie haben ein System aus einem früheren Projekt geerbt, und niemand im Haus weiß mehr, warum es so aufgebaut ist
- Ihre Dokumentation ist über Jahre gewachsen, und die Pflege bindet inzwischen mehr Zeit als der Nutzen rechtfertigt
- Eine zweite Norm kommt dazu, und Sie wollen kein zweites System daneben aufbauen
- Ihr Zertifikat steht, aber die Abläufe im Betrieb haben mit den Vorgabedokumenten wenig zu tun
Was Sie erhalten
- Ein zertifizierungsreifes Managementsystem zur gewählten Norm oder Normenkombination
- Eine Dokumentation im kleinstmöglichen Umfang: so viel, wie die Norm verlangt, und so wenig, wie notwendig, um die Konformität mit den Anforderungen zu gewährleisten und sich gleichzeitig praktikabel in den Arbeitsalltag einzufügen
- Prozessbeschreibungen, die die Beteiligten wiedererkennen, weil sie an ihnen mitgearbeitet haben
- Eine Grundstruktur, in die weitere Normen ohne Umbau passen – gemeinsame Kapitel einmal geregelt, nicht je Norm erneut
- Die Nachweise, nach denen im Zertifizierungsaudit gefragt wird: Kontext, Risiken und Chancen, Ziele, Kompetenz, Managementbewertung usw.
- Einen Fahrplan bis zum Zertifizierungstermin mit Verantwortlichkeiten und Terminen
Wie wir vorgehen
Standortbestimmung
Eine GAP-Analyse zeigt, was Sie bereits erfüllen und was fehlt. Häufig ist mehr vorhanden als gedacht, nur nicht als Nachweis erkennbar. Das spart Aufwand an genau der Stelle, an der sonst neu geschrieben wird.
Ziel und Fahrplan
Wir legen Geltungsbereich, Normen und Wunschtermin fest. Daraus entsteht ein Plan mit Arbeitspaketen, Verantwortlichkeiten und Terminen. Sie sehen von Beginn an, wann in Ihrem Haus wer gebraucht wird.
Prozesse aufnehmen
Gespräche in den Bereichen, Beobachtung vor Ort, Abgleich mit den Anforderungen. Wir nehmen auf, wie gearbeitet wird, und ändern nur, wo die Norm oder der gesunde Menschenverstand es verlangen.
Dokumentation und Einführung
Vorgaben werden erstellt, abgestimmt und freigegeben. Dazu Schulung der Betroffenen und ein Blick darauf, ob die Regelung im Alltag funktioniert. Maßnahmen ohne Wirksamkeitsprüfung sind nur Absichtserklärungen.
Zertifizierungsreife
Internes Audit, Managementbewertung, Vorbereitung auf Stufe 1 und Stufe 2 des externen Zertifizierungsaudits. Auf Wunsch begleiten wir Sie im Zertifizierungsaudit und auch danach weiter durch den Überwachungszyklus.
Wer das bei uns macht
Marion Rammé – IRCA certified and registered QMS / EMS / OHSMS Lead Auditor #01194927
Rüdiger Rammé – IRCA certified and registered QMS / OHSMS Lead Auditor #01192806
Wenn wir Ihr System aufgebaut haben, führt eine andere Person aus unserem Team das interne Audit durch. Niemand auditiert die eigene Arbeit. So gewährleisten wir die notwendige Unabhängigkeit und klare Sicht auf Ihr Managementsystem. Wer bei welcher Norm einspringen kann, steht in der Kompetenzmatrix.
Ein Fall aus der Praxis
Ausgangslage: Ein Handelsunternehmen für hochspezialisierte Laborprodukte, rund zwanzig Beschäftigte an einem Standort, Teil einer europäischen Gruppe. Der Anlass kam von außen: Kunden verlangten von ihrem Zulieferer ein zertifiziertes Managementsystem. Vorhanden waren Organigramm, ein Zielsystem und eine Reklamationsstatistik. Es fehlten eine Unternehmenspolitik, beschriebene Prozesse und jede Form von Risikobetrachtung.
Vorgehen: Zwei Gap-Analysen, die erste remote zu Kontext, interessierten Parteien und Anwendungsbereich, die zweite vor Ort an den operativen Abläufen von der Warenannahme bis zum Versand. Bewertet wurden 18 Anforderungsblöcke entlang der Normkapitel 4 bis 10. Daraus entstand ein terminierter Umsetzungsplan mit Ampellogik, der ausweist, was der Kunde selbst erledigt und wo wir zuarbeiten. Auf ausdrücklichen Wunsch entstehen Prozessbeschreibungen statt eines Handbuchs, in einem schlanken Format ohne die üblichen Pflichtfelder.
Ergebnis: Kein einziger der 18 Anforderungsblöcke war ohne Feststellung. Bei 10 von 18 war die fachliche Substanz aber bereits da, es fehlte nur die Systematik. Genau diese Unterscheidung entscheidet über den Aufwand: Wo gearbeitet, aber nicht dokumentiert wird, ist der Weg kurz. Vom Erstgespräch bis zum geplanten Zertifizierungsaudit liegen rund neun Monate.
Kundenname und Branchendetails bleiben vertraulich.
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Häufige Fragen
Was kostet der Aufbau eines Managementsystems?
Typischerweise liegt ein Aufbauprojekt zwischen 10.000 und 50.000 Euro. Bestimmend sind Größe und Zahl der Standorte, der Reifegrad Ihrer Prozesse und der Anteil, den Sie selbst übernehmen. Die Gebühren der Zertifizierungsstelle kommen separat dazu. Nach einem Gespräch über Ihren Geltungsbereich können wir die Summe eingrenzen.
Wie lange dauert es bis zum Zertifikat?
Für eine Erstzertifizierung nach einer Norm sind sechs bis zwölf Monate ein realistischer Rahmen. Der Grund ist nicht der Aufwand, sondern die Zeit: Die Norm verlangt Nachweise über einen gewissen Zeitraum, dazu ein internes Audit und eine Managementbewertung. Diese Historie lässt sich nicht abkürzen.
Wie viel Aufwand fällt bei uns intern an?
Am meisten in der Prozessaufnahme, weil dort Ihre Mitarbeiter gebraucht werden. Rechnen Sie je Bereich mit einigen Stunden, verteilt über mehrere Termine. Die Leitung braucht Zeit für Kontext, Ziele und Bewertung. Erstellung, Abstimmung und Formulierung der Dokumente übernehmen wir.
Sollen wir ein integriertes System aufbauen oder getrennte?
In fast allen Fällen ein integriertes. Die gemeinsamen Anforderungen der Managementsystemnormen machen einen großen Teil der jeweiligen Norm aus. Getrennt geführt, pflegen und auditieren Sie dieselben Themen mehrfach und stehen meist vor einem Lenkungsproblem, da gleiche Anforderungen an verschiedenen Stellen der Systeme kontrolliert werden müssen. Getrennte Systeme sind nur sinnvoll, wenn Geltungsbereiche organisatorisch wirklich nichts miteinander zu tun haben.
Kann man ein bestehendes System auch wieder verschlanken?
Ja, und das ist ein häufiger Auftrag. Wir prüfen Dokument für Dokument, ob es von der Norm gefordert, für den Ablauf nötig oder schlicht Gewohnheit ist. Der dritte Teil ist meist der größte. Was bleibt, wird zusammengeführt, der Rest wird geordnet außer Kraft gesetzt.
Zertifizieren Sie uns dann auch?
Nein, das dürfen wir nicht. Zertifiziert wird ausschließlich von einer akkreditierten Zertifizierungsstelle. Wir bauen das System auf, bereiten Sie vor und begleiten Sie im Verfahren. Das Zertifikat stellt eine andere Stelle aus, und das ist auch gut so, damit die Unabhängigkeit der Zertifikatserteilung erhalten bleibt.
Sprechen wir darüber
Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Es dauert meist eine halbe Stunde. Danach wissen Sie, was auf Sie zukommt.
- Marion Rammé, Hamburg
- Rüdiger Rammé, Lüneburg – Telefon: +49 4131 2198634
- E-Mail: all@bout-quality.de
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